День секретаря — свято незамінних співробітників

У календарі є чимало професійних свят. Але довгий час в Україні такої дати не було у людей, що займаються організаційними питаннями компанії, які ведуть діловодство, що відповідають на телефонні дзвінки, що забезпечують комфортне перебування відвідувачів в офісі і т.п. Так тривало до 2005 року.

Де і коли відзначається день секретаря

Існує міжнародне свято день секретаря, а точніше — професійних адміністративних (офісних) працівників. Він почав відзначатися в Америці з 1952 року і до цих пір проходить в середу останнього повного тижня квітня. З’явився цей свято в США, а потім ідея поширилася по всьому світу, але прижилася не у всіх країнах. У деяких державах дата для вшанування адміністративних працівників була обрана інша:

  1. У Новій Зеландії — остання середа квітня (незалежно від того, на повну тиждень вона випадає чи ні).
  2. У Папуа — Новій Гвінеї — четверта п’ятниця квітня.
  3. У Пакистані — третя середа квітня.
  4. В Австралії святкується перша травнева п’ятниця.
  5. В Україні день секретаря припадає на осінь, а точніше — на третю п’ятницю вересня.

У 2005 році секретарі з декількох великих міст РФ вирішили створити ініціативну групу і за підтримки журналу «Секрет@рь.RU» заснували свято для всіх адміністративних працівників.

хто святкує

У слова «секретар» багато різних значень, тому що строго обмежити коло функцій цього офісного співробітника вельми складно:

  • помічник керівника, його «права рука» — нерідко виконує функції заступника начальника, веде всю документацію, а також ділові (іноді і особисті) переговори свого безпосереднього керівника;
  • ресепшіоніст — повинен приймати клієнтів компанії, вміло користуватися будь-офісною технікою, грамотно вести телефонні переговори;
  • референт — веде діловодство, може супроводжувати керівника на переговорах, щоб запротоколювати їх, а також координує роботу різних відділів компанії, виконуючи доручення начальства;
  • офіс-менеджер — може виконувати і функції референта, але частіше все ж людина, що займає таку посаду, реєструє вхідну та вихідну кореспонденцію, стежить за тим, щоб у всіх співробітників офісу було все необхідне для роботи, організовує зустрічі та переговори;
  • адміністратор — як правило, потрібен компаніям, куди приходить багато відвідувачів, тому що він повинен забезпечувати комфортне перебування клієнтів в офісі організації.

Люди, що займають всі ці посади, обов’язково повинні знати, якого числа день секретаря, тому що мають повне право називати це своїм професійним святом.

Святкування

Чи якась організація дозволить собі захід на широку ногу в будній день. Однак, оскільки це п’ятниця, після закінчення робочого часу цілком доречно влаштувати невелике торжество в рамках офісу:

  1. Якщо керівник вважає за потрібне заохотити кого-то з адміністративних працівників, то захід — відмінний час, щоб зробити це. Можливо, хтось із співробітників офісу отримає матеріальну винагороду у вигляді премії, підвищення зарплати або додатковий вихідний.
  2. Самі співробітники можуть влаштувати невелику вечірку з конкурсами на кращого адміністративного працівника. Вони можуть бути як жартівливими (наприклад, як можна швидше обклеїти себе стікерами), так і більш серйозними — максимально правильно і оперативно скласти зразок якогось документа.
  3. Іноді до привітань з днем секретаря приєднуються адміністрації міст, оголошуючи масштабні конкурси для виявлення кращого в своїй професії. Референти, офіс-менеджери, адміністратори та ін. Готують презентації і доповіді, де яскраво і дохідливо пояснюють, чому вони вибрали цю професію, і пропонують ідеї, як поліпшити свою роботу. Можливо, якась частина презентації повинна бути написана іноземною мовою, тому що знання такого нерідко висувається як одна з вимог до секретарському працівникові.


У великих компаніях до святкування може бути приурочено відвідування адміністративним персоналом курсів підвищення кваліфікації. Адже діловодство не стоїть на місці: з’являються нові вимоги до складання документів, нові комп’ютерні програми для ведення баз даних і т.д.

Приблизно в 85% випадків посаду референтів, офіс-менеджерів, ресепшионіста і т.п. займають жінки. Решта 15% відводиться чоловікам, які найчастіше виконують функції помічника керівника, не вважають себе звичайним адміністративним співробітником і рідко відзначають своє професійне свято.