Ефективне ділове спілкування: як досягти потрібного результату?

Кожній людині в професійній діяльності доводиться спілкуватися з людьми, навіть якщо його робота прямо не пов’язана з ними. Щоб бути ефективним в спілкуванні, потрібно володіти різними вміннями і навичками: від вміння говорити, слухати і вирішувати конфлікти до стресостійкості, спостережливості і вміння розуміти інших.

Ефективне ділове спілкування є одним з основних постулатів, якого слід дотримуватися для успішної діяльності фірми. Людина, що володіє необхідними компетенціями, але не вміє правильно взаємодіяти з оточуючими, навряд чи досягне успіху і побудує кар’єру. Щоб створити і підтримувати теплу атмосферу в колективі, вміти долати розбіжності, як між співробітниками, так і з партнерами з боку, потрібно навчати своїх співробітників правильно спілкуватися.

Що таке ділове спілкування?

У широкому сенсі, ділове спілкування — це взаємодія між особами або групами осіб для досягнення взаємовигідних результатів, засноване на принципах ділового етикету. Етикет не сприймає жаргонних виразів, панібратства, поблажливого або гордовитого тону, лайок. Природно, між партнерами-друзями можливі деякі винятки з правил, але тут ми розглядаємо виключно ділові питання.

 

Особливості ділового спілкування

На відміну від інших форм взаємодії, ділове спілкування має деякі особливості:

  • у об’єктів взаємодії завжди є офіційний статус;
    відповідає загальноприйнятим правилам;
    здійснюється між взаємно зацікавленими особами і направлено на досягнення взаємовигідних результатів;
    передбачувано (завжди є план, мета, зміст);
    торкається внутрішній світ людини (спілкування по суті).

     

    Ефективність ділового спілкування

    Ефективне ділове спілкування можливе за наявності у людини наступних навичок і умінь:

    • основні комунікативні навички: активне слухання, ораторські вміння, вміння ставити запитання, вміння чітко і логічно викласти думку і т.д .;
      стресостійкість, необхідна для управління своїми емоціями;
      правильне використання невербальних засобів спілкування: міміки, жестів, пози;
      розвиток вербальних засобів спілкування: правильна дикція, техніка мовлення, інтонація;
      навички самопрезентації (уміння «продати» себе, свою фірму або послуги);
      управління поведінкою: вибір правильних стратегій в певних ситуаціях, вміння переконувати, наводити аргументи, парирувати і т.д .;
      вміння вирішувати конфліктні ситуації.

      Також ефективність ділового спілкування залежить від здатності людини зрозуміти співрозмовника, його позицію, його пріоритети. Для цього необхідно усвідомлювати унікальність кожної особистості, розуміти мотиви і вміти встановлювати контакт з людьми абсолютно різного типу.

      Варто зазначити, що ефективне ділове спілкування неможливо, якщо в ньому не зацікавлені обидві взаємодіючі сторони. Не варто сприймати ситуацію спілкування як поле битви, адже в кінцевому позитивному результаті часто зацікавлені всі учасники взаємодії.

       

      Ведення переговорів

      Щоб підвищити ефективність ділового спілкування, важливо вміти брати участь у переговорах або вести їх. Основними правилами при веденні ділових зустрічей є:

      • паритетність (рівна кількість учасників з обох сторін);
        наявність ведучого (за хід бесіди відповідає одна людина, яка оголошує перерви, направляє бесіду в потрібне русло, завершує переговори і т.д.);
        чесність і відкритість (не потрібно перемикатися фразами на іншій мові, писати записки, використовувати фрази-маячки, застосовувати маніпулятивні методи і т.д.);
        ділова, але невимушена обстановка (перед бесідою по суті можна розрядити обстановку недовгим розмовою на абстрактні теми);
        представлення всіх учасників процесу (обом сторонам важливо знати, чи дійсно в переговорах беруть участь люди, які приймають рішення);
        нейтральна територія (звичайно, вдома і стіни допомагають, але найбільш чесним варіантом є нейтральне місце).

        Найважливішими вміннями, крім загальних умінь ефективного спілкування, при веденні переговорів є:

        • Уміння відмовляти. Багатьом важко відмовляти, а тому вони намагаються щось запропонувати натомість або погодитися на незручні умови. Це сильно шкодить бізнесу, тому потрібно вчитися говорити «ні».
        • Уміння довіряти, говорити зрозуміло і максимально відкрито. Ставлення до партнера як до соратника значно спростить досягнення домовленостей.
        • Уміння вчасно закінчити переговори. Якщо жодна із сторін не вирішується на поступки і бесіда зайшла в глухий кут, потрібно закінчити зустріч. Буває, що після відходу з’являється шанс отримати більш вигідні умови.

        Є ще чимало тонкощів в цьому питанні. Успішні підприємці або керівники звикли довіряти своїй інтуїції при пошуку нових партнерів. Якщо щось наводить на підозри, здається нереалістичним, вони, швидше за все, відмовляться від співпраці.

         

        Вирішення конфліктів

        У колективі або у взаємодії з партнерами, де у кожного свої індивідуальні особливості, свої особисті переживання і свої життєві принципи, конфлікти можуть виникати з різних питань. Ефективне спілкування в конфлікті має на увазі виконання декількох нескладних кроків:

        1. Принести вибачення. Навіть якщо ви не винні, співрозмовник стане сприймати вас по-іншому, а ситуація перестане бути напруженою.
        2. Взяти відповідальність за вирішення проблеми. Потрібно показати, що вам важливо, щоб загальна проблема вирішилася.
        3. Прийняти рішення. З декількох варіантів, запропонованих обома сторонами, треба вибрати найрозумніше.
        4. Почати діяти. Після того, як почнете діяти, співрозмовник підтримає вас. Замість звинувачень і суперечок з’явиться спільна мета.
        5. Проконтролювати результат. Щоб конфлікт не виник ще раз, важливо довести справу до логічного кінця, коли всі сторони оцінюють ситуацію як дозволену.

        виділяють кілька способів вирішення конфлікту, використання яких залежить від конкретної ситуації:

        • Суперництво (конкуренція) ефективно вкрай рідко. Навіть якщо вдасться перемогти, відносини між сторонами розладнаються.
          Співпраця (кооперація) представляє найбільш ефективний вид спілкування при конфлікті, оскільки вигоду отримують всі, знаходячи рішення, що влаштовує обидві сторони.
          Компроміс передбачає часткове виконання умови обох сторін. Здатність піти на взаємні поступки свідчить про гнучкість і зацікавленості обох сторін.
          Відхід від конфлікту не є, по суті, його остаточним рішенням, але на час відкладає обговорення проблем.
          Пристосування характерно для поступливого партнера, але не завжди таке рішення конфлікту пройде для сторін без наслідків. Не факт, що потім партнер буде також зацікавлений в збереженні відносин.

          Всім потрібно вчитися навичкам спілкування в діловому середовищі. Головне — ставитися до своїх партнерів по взаємодії чесно, відкрито і ввічливо. Більш того, можна переносити багато вміння, навички, техніки і прийоми в побутову, повсякденне життя: це значно спростить взаємодію з оточуючими.