Як організувати торжество: загальні правила


Концепція по організації і проведенню урочистих заходів

У наше століття існує величезна кількість організацій, що надають послуги з проведення та організації святкових заходів, але не кожен зможе дозволити собі скористатися їх послугами, адже це задоволення не з дешевих. Тому багато хто воліє організувати і провести свято своїми силами.

Що ж слід враховувати?

Підготовка до події

Підготовка до будь-якого торжества, будь то корпоратив, весілля, ювілей або просто день народження, приносить не тільки радість, а й вимагає багато сил і вміння.

Створення атмосфери свята — завдання не з простих. Перш за все, потрібно визначитися з датою майбутнього заходу і місцем його проведення.

Для вибору дня урочистості необхідно враховувати можливості запрошених, тому краще призначити дату святкування на вихідні, щоб гостям вдалося прийти на захід. Якщо планується корпоративне свято до загальноприйнятих дат (Новий рік, 8 Березня та ін.), Про його проведення слід попередити заздалегідь, адже передсвяткові дні наповнені різноманітними подіями, і у колег можуть бути вже свої плани на якийсь із днів.

вибір меню

В першу чергу, вибір страв для свята буде залежати від формату проведення.
Якщо це банкет, то і меню повинно включати в себе різноманітні закуски, гарячі страви, салати, м’ясну і сирну нарізки.

Якщо буде організований фуршет, то страви повинні бути порційними, невеликими, тобто такими, які легко буде взяти на тарілку і з’їсти буквально за 2 рази. Меню включає в себе і закуски, і нарізку, і фруктову, овочеву тарілки, десерти.

Слід заздалегідь обумовити з адміністрацією закладу, черговість подачі страв.

Якщо планується виїзне захід, то для підготовки меню можна задіяти кейтеринговое агентство, яке і меню розробить, і приготує, і обслужить гостей на виїзді.

оформлення залу

Важливу роль в проведенні свята відіграє оформлення залу.

Зараз у продажу є достаток прикрас — це квіти, гірлянди, повітряні кулі, різні фігури з них.

Декор залу буде залежати від ряду умов:
— самої події (весілля, корпоратив, ювілей і ін.);
— тематики події (якщо вирішено відсвяткувати торжество в якомусь певному стилі або з вузькою тематичної направляючої);
— вік переважного кількості гостей;
— фінансових можливостей.

складання сценарію

Для гармонійного проведення торжества слід враховувати ряд нюансів. Зустріч гостей, розподіл місць, послідовність виконання номерів, завершення заходу — це все необхідно детально продумати, заради збереження створеної святкової атмосфери.

Заздалегідь слід скласти порядок дій, все повинно бути під контролем. Потрібно розробити сценарій і дотримуватися його, щоб уникнути плутанини й метушні. Можливі й відхилення від сценарію, але, в цьому випадку, потрібно знати, чим і як розважити гостей.

Для чого ж потрібні розважальні заходи, наприклад, на корпоративному вечорі або дні народження? По-перше, відбувається зближення присутніх гостей, а це дуже суттєвий момент. По-друге, щоб запрошені не нудьгували під час свята.

Тому не слід залишати їх надовго без розваг, потрібно вчасно задіяти гостей в конкурсах, іграх, танцях. Виявляти увагу варто по можливості кожному з гостей.

В ідеалі, для значущих подій (корпоратив, весілля, ювілей) слід задіяти ведучого. Він і проведе свято вміло, і сам організатор не відволікатиметься на ведення конкурсів та ігор. На невеликих домашніх святах можна обійтися своїми силами.

Пам’ятні подарунки

Зараз вручення пам’ятних подарунків і сувенірів після проведення торжества вже стає традицією. Вибір презентів залежить від самого заходу і від його тематики.

Наприклад, після корпоративу (або під час нього) співробітникам можна вручити оригінальні бізнес-подарунки: канцтовари з логотипами фірми, футболки з брендовим слоганом або логотипом, різні сувеніри-антистрес. Можна організувати вручення грамот зі смішними напуттям і подяками.

Подарунками гостям на весіллі можуть бути коробочки з солодощами, іменні шоколадки, магніти-фотографії.

Дитяче свято можна завершити подарунками у вигляді різноманітних солодощів (цукерок, медових пряників з глазур’ю, тістечок), сувенірів — оригінальних ручок, міні-ігор, наклейок та ін.

Самостійно організувати і провести будь-який святковий захід, про який залишаться незабутні враження гостей, реально, якщо підійти до всього з увагою і серйозністю.